第2章 世界頂尖領導人支配時間的三項法則（摘錄）
利用小工具及小單位來「支配」時間
看到「時間」這種看不見的東西的方法
到目前為止我們提到「要把時間當成伙伴」，在這邊我們要使用稍微強烈一些的表達方式。那就是，頂尖領導人認為時間是可以「支配」的。
如同字面所示，「時間並不是就這樣流逝而去，而是自己在支配它」的這種掌管時間的感覺。一般常用的詞彙是「時間管理」、「日程管理」，因此，若將「支配」轉換成「管理」應該就比較容易理解吧！
之所以要用比較強烈的表達方式，是有原因的。
因為頂尖領導人真的按照自己所想的在操縱時間。
例如，他們能夠「看到」原本應該看不到的時間。
具體的方法我將在第4章說明，在此要提的是他們當中有很多人除了雲端管理的行事曆外，都有一本手寫的「記事本」。
有人使用的是可以看一整個月的每月樣式，也有人自製將一天以二十四小時表示出來的時間行事曆。
他們所使用的手錶也非數位款而是指針款。我不只是在採訪的場合，在其他各種場合見到頂尖領導人時，至目前為止都沒看過愛用數位手錶的人。
而在指針款中更有人喜愛使用懷錶，安宅和人（日本雅虎CSO）就是其中一人。以前在雜誌的報導中有看到他說過下列這番話：「因為指針款的鐘錶將『已經過去時間』與『剩下的時間』視覺化地顯示出來，因此比較容易掌握時間。顯示『現在是幾點』這一刻的數位款，無法與懷錶相比擬。」
這些工具的共通點是「對於時間的長短與流逝可以用眼睛看得見並且容易確認」，方便將時間具像化。也就是說，他們有意識地將時間「變成看得見」，藉此來讓自己對時間的感覺變得更敏銳。
為了真切地感受到時間，以小單位來思考
另外，他們不是用一小時，而是用「六十分鐘」，不是用一分鐘，而是用「六十秒」來表示。雖然一小時與六十分鐘的長度完全一樣，不過將時間的單位變成小的「分」、「秒」，對於時間的長短不是變得更能夠真切地感受到嗎？
平常的確沒看到有人用這樣來表示，但是如果將一天認知成「一四四○分鐘」，應該就能發覺到其有限性。若是含糊地認為有「一天」的時間，就會想說「有那麼長的時間，什麼事都能夠去做」，但是一天的時間都是眼前的一分一秒累積而成的。
當然，也是有能夠做與不能夠做的事，如果不以「只有現在能夠做的、現在應該做的是什麼事」這樣的觀點，來嚴格地仔細檢視，愈是忙碌的人就愈容易超過負荷量而無法應付。
反之亦然。基本上對於將時間以「一小時」這種大單位來掌握的人而言，五分鐘或十分鐘算是「零數」。感覺上零數的時間好像什麼都無法做，便會將時間白白地浪費掉了。
例如，若將會議的時間設定為「一小時」，腦中已經將時間的感覺粗略地轉換成「大概一小時」。因此，當會議時間超過五分鐘時，會認為是在容許的範圍內。如果真的是全員到齊熱烈討論而超過五分鐘的會議，那就另當別論，但很多時候都是因為對時間無自覺所造成的，而在場的所有人甚至都沒有發覺到多浪費了五分鐘吧！
然而，像這樣數分鐘白白浪費的時間也會積沙成塔，能夠使用在重要事情上的時間就在不知不覺中減少。反之，若停止以大單位粗略地掌握時間，那麼浪費的時間便會愈來愈少，而能夠使用感覺像零數般的數分鐘時間去完成事情的可能性也會變高。
真切地感受時間，讓時間本身的容量變得更大。
自己的最佳狀態何時可以展現出來？
要像頂尖領導人這樣活用數分鐘、數秒鐘，並且支配時間的最重要關鍵點，就是掌握所有的工作時間。他們會將自己進行這項工作需要花費多少時間，全部掌握好之後，安排好緊湊的計畫表再行動。
例如，從家裡出門到公司的通勤時間要三十五分鐘，回覆一封電子郵件要三分鐘，要做出這類程度的專案企畫書要一百二十分鐘等。
而這不只用在工作上。如果去站著吃的麵店吃午餐要十五分鐘，跟同事在定食餐廳吃午餐要四十分鐘，在家洗澡時間要二十分鐘，對身體最佳的睡眠時間要三百六十分鐘（六小時）等，像這些工作之外的事，或是個人每天要做的事，自己都花費多少時間呢？ 請各位不妨好好地計算一下。
然後，在自己能夠專注工作的環境中工作，可以縮短多少時間呢？ 試著與最佳狀態比較看看。
換一個鍵盤，也許回覆電子郵件的時間能夠稍微縮短一點；原本要花一百二十分鐘完成的企畫書，在上班前還沒有電話打擾的時間寫，也許九十分鐘就可以完成了。知道工作的時間，就能夠減少行程安排上的浪費，而能夠避免因草率地預估，排訂出亂七八糟的行程計畫表。
逾期交貨或付款也是一種剝奪他人時間的行為。因為頂尖領導人深刻地感受到時間的重要性，因此他們也絕對不會浪費別人的時間。
提高時間價值不太被注意到的好處
講點題外話，他們絕對不會遲到，但是也不會比約定好的時間早到。
如果是想要早一點到來迎接對方，讓自己在優勢地位上以利交涉進行，又另當別論。不過，一般他們認為唯有依照約定的時間到達，才是一種「不要對對方失禮」的禮儀表現。因為他們的時間價值比我們高，所以說起來這也是理所當然的吧。
我所採訪過的頂尖領導人中，有很多也都是依照約定的時間到，在自己指定的例如「十五分鐘」的時間準時地將話講完，結束後馬上趕赴下一場約。
也因此，像哈佛大學的麥可．桑德爾（Michael J. Sandel）教授那樣，面對不肯罷休要求「再問一題就好了」的我，很努力地擠出時間受訪，讓我對於他這位「有人格的人」印象非常深刻。
一旦被大家認為「是非常忙碌的人」、「這個人的時間價值很高」後，若還能有這種小體貼，就可以讓人留下好印象。這或許也算是「提高時間價值」的好處之一。制敵所需的是了解敵人、研究敵人。
為了掌控時間，把時間變成伙伴，首先讓我們對於時間的流逝及所需要的時間變得敏感一些吧。如果能夠做到這點，那麼你對自在地操控、掌管時間的感覺就可以又更靠近一步了。
第4章 世界頂尖領導人「提升效率」的六種時間術（摘錄）
記錄工作時間，追究「浪費時間的原因」
在最後這一章要介紹的是，為了要像頂尖領導人那樣提升時間使用方式的效率，更加具體的訓練方法。
雖然時間是看不見的存在，但是就如同鍛鍊身體般地消除時間浪費，就可以養成剛柔並濟的使用方式。依照訓練的不同，時間的使用方式也會有所改變。
這裡備齊了簡單的訓練項目，讓年輕世代的一輩也能夠立刻在生活中，融入並非「只有頂尖領導人」才做得到的方法。不管哪一種訓練，讓我們從容易著手的項目開始挑戰，穩健迅速地提升效率吧！
只憑感覺行動最浪費時間
為了要將時間變成自己的伙伴，一開始應該要做的是掌握「自己的工作時間」。
在第2章中也有稍微提及，例如，從家裡出門到公司的通勤時間要三十五分鐘，回覆一封電子郵件要三分鐘，做出專案企畫書要一二○分鐘……而這不只用在工作上。如果去站著吃的麵店吃午餐要十五分鐘，跟同事在定食餐廳吃午餐要四十分鐘，在家洗澡時間要二十分鐘，對身體最佳的睡眠時間要三六○分鐘（六小時）等，像這些工作之外的事，或是個人每天要做的事，自己都花費多少時間呢？ 請各位不妨好好地計算一次。
為了要將對各位而言還是敵人的可能性較高的「時間」變成伙伴，要做的是去面對時間、研究時間。
「感覺差不多就這樣吧！」這種憑感覺來行動，是造成時間浪費的原因之一。掌握工作時間，可以讓每天的行程管理變得更加沒有浪費的時間；反之，可以讓自己不再因粗略地預估，攬下超過自己能夠負荷的工作，而苦於離譜的時間安排。
掌管家計的主婦，會利用家計簿來管理收入及支出流向的人很多。雖然並不會因為用了家計簿就可以讓收入增加，但是藉由發現自己「原來在伙食費上花了這麼多錢」，或是感受到「交通費支出怎麼這麼多」，就會開始去思考「下個月要將重點放在這些上面，努力減少浪費」。
幾年前，「記錄式減肥法」這種每天量體重，留下記錄的減肥方法非常流行，也是屬於相同的原理。不管是掌握金錢的流向，或是掌握體重，或者是掌握時間，人們用自己的眼睛去看，並且面對現實，然後才能夠發現自己「到底有哪些是浪費的」。
稍微花點心思是提升效率的關鍵
一開始也許會覺得有些麻煩，但這並不是永久非持續下去不可的課業。某種程度的計量後，知道「平均會花多久時間」，就可以進行下一個步驟。
例如，若是回覆一封郵件要花五分鐘以上，就要追究為什麼這麼耗時的原因，然後思考如何改善。
如果是因為無法立即找到所需資料，將桌子整理乾淨，回信的速度就會顯著地提升吧！
也許還可以花一點心思，例如將使用中的資料做成PDF檔存在電腦裡，或是更詳細地去分門別類等。
另外，要說明複雜的內容時，若是要花很多「時間思考句子」，學習商業書信的寫法似乎也是一個解決方法。不然索性放棄寫郵件，直接打電話簡單說明，也可以縮短時間，不是嗎？
以「提升效率」為目的來面對時間，就會有各式各樣的選項浮現。也有可能會發現應該要再次檢討時間使用方式的情形。
如果通勤的時間長，就要思考整體加總的時間可以做什麼；如果通勤時間短，就去思考在這麼短的時間內能夠做的事。
例如，六十分鐘車程的電車，來回就有一百二十分鐘。這時閱讀古典名著來提升素養也不錯。相反地，如果搭乘電車的時間只有十分鐘，與其只讀幾頁的書，倒不如把這段時間做為冥想的時間，或許還有助於之後效能表現的提升。
有時間意識的人做簡報時不會超時
知道自己的工作時間，有助於提高對時間的敏感度。這是能夠實際感受到時間流逝的力量。
以「感覺差不多就這樣吧！ 」這種態度來掌控時間的人，不會知道現在究竟過了多少時間。因此，常常會發生「覺察到的時候已經這麼晚了」這種苦惱的狀況。
另一方面，若是知道「自己在這項工作上會花費○分鐘左右」，就已經處在敏感度高的「時間意識」的狀態下。
不必看鐘錶就能夠憑感覺知道「今天比平常多花了時間」、「比昨天還要早完成」等。這種感覺對於在做簡報的時候，或是在聚會上被拜託發表「○分鐘」致詞的時候都有幫助。愈是經常會超時，或是焦急以致說太快的人，愈是應該掌握這種感覺，不是嗎？
為了消除時間的浪費，更加提升效率，必須要先認清現實。
